Was kostet eine Automatisierung mittels RPA (Robotic Process Automation)?

Mit dieser Frage werden wir als Prozess- und Automatisierungsberater in Österreich und Deutschland immer wieder konfrontiert. Mit welchen Kosten man rechnen muss, hängt allerdings von verschiedenen Faktoren ab. Je nach Setup werden ein unterschiedliches Ausmaß an Lizenzen und Dienstleistungen benötigt. In diesem Blog habe ich einige Varianten zusammengefasst, um Ihnen ein klareres Bild für Ihr Investment und den ROI von RPA-Projekten zu geben. Eines noch: Ich erkläre die Beispiele anhand von derzeitigen UiPath Preisen. Andere Anbieter liegen aber üblicherweise in einer ähnlichen Bandbreite.

Lizenzkosten

Die Minimalvariante:

Das absolute Minimum an benötigten Lizenzen ist ein Attended Robot und eine Developer Lizenz. Die Kosten dafür betragen pro Jahr ca. 6.000 Euro.

Vorteil dieses Setups: Mit diesem Paket hat man einen sehr günstigen Einstieg in die Automatisierungswelt mittels RPA. Wie auf unserer Informationsseite zu RPA ersichtlich, läuft dieser Bot auf dem Arbeitsgerät eines Benutzers und unterstützt diesen bei dessen Tätigkeiten.

Der Nachteil: Möchte auch ein anderer Benutzer ebenfalls die Unterstützung eines Bots, ist auch eine zweite Lizenz erforderlich. Der Bot hat die Arbeitszeit des Benutzers, eine Skalierung über mehrere Benutzer oder Abteilungen ist nicht möglich.

Die Standardvariante:

Da meistens nicht nur eine Person vom Robot unterstützt werden soll, gehen unsere Projekte üblicherweise in Richtung Unattended Robot. Dieser stellt seine Arbeitskraft 24x7 allen Abteilungen im Unternehmen / in der Behörde zur Verfügung. Bei diesem Setup empfehlen wir das Lizenzpaket mit einem Unattended Robot, zumindest einem Automation Developer, einem Robot für Test und Entwicklung sowie fünf Action Center Usern, um mit dem Robot auch entsprechend kommunizieren zu können, sollte er einmal Unterstützung brauchen. Die Kosten für dieses Paket betragen rund 17.500 Euro pro Jahr.

Soll der Robot auch intelligent sein, also zum Beispiel das Auslesen von Rechnungen oder Lieferscheinen übernehmen, empfehlen wir 60.000 AI Units, die sich mit ca. 12.000 Euro im Jahr zu Buche schlagen. Der Vorteil von den AI Units ist, dass diese auch für Task- oder Communications-Mining eingesetzt werden können. Communication-Mining versteht zum Beispiel den Inhalt von E-Mails und kann diese entsprechend beantworten, weiterleiten oder sonstige Prozesse je nach Inhalt triggern.

Vorteil dieses Setups: Sie haben den Robot 24x7 zur Verfügung und können damit flexibel Prozesse aus allen Abteilungen für das gesamte Unternehmen ausführen.

Der Nachteil: Sie müssen sich überlegen, wie der Prozess ausgelöst wird. Das verlangt aber nur am Anfang etwas Gehirnschmalz.

Dienstleistungskosten

Nach den Lizenzkosten kommt üblicherweise immer die Frage: "Wie lange dauert die Automatisierung der Prozesse?"

Der Einfachheit halber haben wir ein Modell nach T-Shirt-Größen entwickelt:

• Small (bis zu 5 Tage):
  Ein einfacher Prozess, z.B. ein Excel regelmäßig mit einer Webapplikation abstimmen, und das Erstellen einer Doku.
• Medium (5 - 15 Tage):
  Eine weitere Applikation ist im Spiel bzw. einiges mehr an Business Logik muss implementiert werden.
• Large (15 - 30 Tage):
  Mehrere Applikationen und Logiken müssen eingebunden / berücksichtigt  und eventuell ein KI Modell trainiert werden.
• X-Large (30 Tage und auch mehr):
  Das sind schon richtig große Brummer mit viel „wenn – dann“ und KI Modellen zu trainieren.

Multiplizieren Sie einfach die Anzahl der Tage mit dem Tagsatz Ihres IT Dienstleisters, dann können Sie auch hier die entsprechenden Kosten einfach berechnen.

Nun haben Sie Ihr erforderliches Investment kalkuliert und es stellt sich die spannende Frage:

Wann rechnet sich die RPA Automatisierung?

Um diese Frage beantworten und einen effizienten Einsatz der Lösung garantieren zu können, müssen wir uns den ROI genauer ansehen.

Das Medianeinkommen in Österreich liegt lt. Arbeiterkammer im Jahr 2021 bei 2.484 Euro monatlich. Die Kosten einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters betragen aber leider nicht nur die direkten Lohnkosten. Dazu kommen noch Lohnnebenkosten, benötigte IT Infrastruktur und Arbeitsplatz, Kaffee und Obst ;) sowie anteilige Verwaltungskosten etc. Der Einfachheit halber gehe ich für unsere nachfolgenden Berechnungen von einem Kostensatz von 50 Euro pro Stunde aus. Dieser Kostensatz hat sich in der Vergangenheit durchaus als realistisch herausgestellt. Wenn Sie Ihren internen Stundensatz kennen, ziehen Sie bitte diesen heran, so wird die Berechnung natürlich noch genauer.

Gehen wir nun von unserer oben erwähnten Standardvariante aus, so kommen wir bei den benötigten Lizenzkosten in Höhe von 17.500 Euro auf zumindest 350 Stunden pro Jahr (29 Stunden pro Monat oder 1,5 Stunden pro Arbeitstag), die der Robot ersparen muss, um zumindest „auf gleich“ zu kommen.

Bei der Minimalvariante mit einem Attended Bot ist die Rechnung natürlich noch geringer. Nach 120 Stunden pro Jahr, 10 Stunden pro Monat oder 0,5 Stunden pro Arbeitstag ist hier ein Return on Investment erreicht.

Zu den Lizenzen kommt aber noch die Dienstleistung hinzu. Nehmen wir als Berechnungsbeispiel einen "Large" Prozess, der rund 15 Tage für die Implementierung benötigt und angenommen genau wie die Lizenzen, 17.500 Euro in der Umsetzung kostet. Somit ergeben sich 700 Stunden pro Jahr (58,33 Stunden pro Monat oder ca. 3 Stunden pro Tag) bei denen der ROI erreicht wird. Es kann also bereits mit der Automatisierung eines einzigen Prozesses, der 3 Stunden Arbeit pro Tag übernimmt, der ROI erreicht werden.

Je kleiner der Prozess ist, desto mehr Prozesse benötigt man in der Regel, um einen positiven ROI zu erhalten. Geht man davon aus, dass der Robot genau so lange braucht wie der Mensch (in unserem Beispiel 3 Stunden), bleiben immer noch 21 Stunden übrig, die der Robot noch zur Verfügung hätte, um weitere Aufgaben zu erledigen. Viel Potential also, welches hier noch zur Verfügung steht.

Managed Service

Für den Fall einer Migration, wie zum Beispiel bei einem ERP System Wechsel, so Stammdaten vom alten in das neue System übernommen werden müssen, kann sich der ROI schon alleine daraus ergeben, dass ein Mensch es gar nicht schaffen würde, die riesige Menge an Daten in realistischer Zeit und ohne Fehler zu übernehmen.

Alternativ zum Ankauf von Lizenzen können wir in solchen Fällen auch ein Managed Service anbieten. Hier kommt die Robot Lizenz von uns, und Sie würden nur pro Datensatz oder pro Roboter-Stunde, die tatsächlich verbraucht werden, bezahlen. Diese Modelle sind sehr individuell und können nicht so einfach beziffert werden.

What else?

Abschließend möchte ich noch erwähnen, dass je komplexer ein Prozess ist, umso häufiger kommen Service Fälle hinzu. Diese sind wiederum von einigen Faktoren abhängig, wie zum Beispiel von der Häufigkeit, in der Softwareupdates in die betroffenen Systeme eingespielt werden etc. Wir empfehlen unseren Kunden, entsprechendes Know-how aufzubauen, um diese Wartungsarbeiten selbst durchführen zu können.

Ingesamt empfehlen wir in Sachen Personaleinsatz mittelfristig den Aufbau eines sogenannten „Center of Excellence“  (COE). Dies sollte, frei nach dem Motto "einer ist keiner, zwei sind Helden, ab drei ist es ein Betrieb", mit drei Personen ausgestattet sein. Dies kann natürlich wachsen und einmal mit einem Ansprechpartner, der das Thema im Unternehmen treibt, beginnen. Wir als ACP CUBIDO stehen Ihnen gerne als ausgelagerte Entwicklungsabteilung zur Verfügung. Je mehr Prozesse hinzukommen, desto schneller macht sich die Ausweitung des Teams bezahlt.

Nun sollten Sie etwas mehr Klarheit haben, ab wann sich Ihre RPA-Initiative finanziell lohnt. Gerne unterstützen wir Sie aber bei der individuellen Berechnung Ihres Automatisierungsvorhabens. Ich freue mich auf Ihre Nachricht.