In unserer zunehmend digitalisierten Welt streben viele Unternehmen kontinuierlich nach effizienten Prozessen und einer Steigerung ihrer Produktivität. Die Automatisierung hat sich schon seit Langem als transformative Kraft erwiesen, die es Unternehmen ermöglicht, repetitive und zeitaufwändige Aufgaben zu optimieren und menschliche Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen. Doch wie gelangt man auf der “Road to Automation” zum Erfolg? Es klingt einfach, aber ist es wirklich letztendlich tatsächlich so unkompliziert?
In meiner beruflichen Laufbahn war ich mehrmals auf Auslandseinsatz in verschiedensten Städten. Vor jedem Einsatz hatte ich natürlich immer eine gewisse Skepsis vor dem Neuen. Man kennt seine Umgebung nicht und trotzdem muss der Alltag funktionieren und man muss ab seinem ersten Arbeitstag von der Unterkunft pünktlich zum Arbeitsplatz kommen. Warum erzählt ich das? Ganz ähnlich wie bei Prozessen, gibt es auch bei Wegen einen Start- und einen Endpunkt und sehr viele unterschiedliche Möglichkeiten über das Verkehrsnetz zu seinem Ziel zu gelangen. Manche Varianten bedeuten stundenlange Umwege, Verzweigungen und Mehrkosten. Sehr oft wurde ich gut auf meine Einsätze von ortskundigen Leuten vorbereitet und mit der Umgebung vertraut gemacht. Das hilft natürlich enorm und man ist gleich von Beginn an effizient unterwegs. Analog ist auch bei Automatisierungsinitiativen ein förderliches Umfeld erfolgskritisch, und dass das Management und Führungskräfte diese Initiativen unterstützen und die notwendigen Ressourcen bereitstellen.
Eine positive Einstellung gegenüber der Automatisierung und die Bereitschaft, Veränderungen anzunehmen, sind entscheidend für den Erfolg. Und, um vom ersten Tag an einen guten Start zu haben.
Welche Meilensteine liegen nun konkret auf der „Road to (successful) Automation“?
Schritt 1: Prozessanalyse und Bewertung – lerne und verstehen deine Umgebung
Ziel des ersten Schrittes ist es, Transparenz zu schaffen. Dies gelingt mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Prozesse und der Infrastruktur. Prozesslandkarten und Übersichten ermöglichen ein Gesamtbild, an dem man sich orientieren kann und lernt, sich in seiner fremden Umgebung zu bewegen. (So wie man sich in einer neuen Stadt mit einer Straßenkarte / App Übersicht verschafft).
Auch die Identifizierung von Prozessen oder Wege, welche für eine Automatisierung geeignet sind, inklusive der Bewertung ihres Umfanges und Komplexität, erfolgt in dieser ersten Etappe.
In der detaillierten Analyse werden Engpässe, Ineffizienzen und manuelle Tätigkeiten identifiziert, die automatisiert werden können, um Produktivitätssteigerung zu erzielen. Oder sicher und schnell an sein Ziel in der fremden Stadt zu kommen. Meine Erfahrungen zeigen, dass eine gründliche Vorbereitung, das Erlernen der relevanten Informationen, Werkzeuge sowie das Verständnis der Umgebung dazu beitragen, den besten Weg zu finden.
Schritt 2: Klare Ziele und Strategie festlegen - muss man schnell, sicher oder beides an seinem Zielort ankommen
Es muss von Anfang an klar sein, was erreicht werden soll. Dafür sind klare Ziele und eine umfassende Strategie festzulegen, wie diese erreicht werden können. Möchte man die Effizienz steigern, die Fehlerquote reduzieren oder die Kundenerfahrungen verbessern? Eine klare Vision hilft Ihnen dabei, den Fokus zu behalten und die richtigen Lösungswege zu identifizieren. Es empfiehlt sich, eine Roadmap zu erstellen, die geplanten Zeitrahmen, die Ressourcen und die Meilensteine für die Automatisierungsinitiative festzulegen.
Schritt 3: Auswahl der richtigen Automatisierungslösung – Festlegen der richtigen Reiseroute
Wie in jeder Stadt, gibt es auch bei Automatisierungen mehre Möglichkeiten, an sein Ziel zu gelangen. Alte Infrastruktur / Legacy ist fast überall vorhanden. Ich kann mich zwischen U-Bahn, Bahn, Bus oder Flugzeug entscheiden; und mit jedem Verkehrsmittel komme ich an mein Ziel, jedoch mit unterschiedlichen KPI‘S. Auch in der Automatisierung gibt es unterschiedliche Technologien und Lösungen auf dem Markt und es ist wichtig, diejenige auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Robotic Process Automation, Business Process Management, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind einige der gängigen Ansätze. Die Auswahl der richtigen Lösung erfordert eine gründliche Evaluierung der Funktionalität, der Integration in bestehende Systeme, der Skalierbarkeit und des Kosten-Nutzen-Verhältnis.
Schritt 4: Pilotprojekte und schrittweise Implementierung – vor längeren Auslandseinsätze den Ort vor der Entscheidung besuchen
Ob Paris, Wien, Sao Paulo oder LA; bevor man dort mehrere Jahre leben möchte, sollte man sich die Umgebung vorher mal ansehen, ob es zur eigenen Einstellung und den persönlichen Anforderungen passt. Der Einsatz von Pilotprojekten ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Automatisierungslösungen in ausgewählten Bereichen zu testen und wertvolles Feedback zu sammeln, bevor sie auf breiter Ebene implementiert werden. So können potenzielle Herausforderung und Optimierungsmöglichkeiten erkannt und der Implementierungsprozess verfeinert werden. Eine schrittweise Implementierung erlaubt zudem, die Auswirkung auf Mitarbeiter*innen und Arbeitsabläufe zu berücksichtigen und eine reibungslose Integration zu gewährleisen. Man kann sich an seinem neuem Dienstort wohlfühlen.
Schritt 5: Change Management und PEOPLE – Ängste nehmen
Durch Upskilling wie Kennenlernen der Landkarte, nutzen von Apps für die unterschiedlichen Verkehrsmittel, Lage der Bezirke und Begutachten der Daten, erkannte ich den bestmöglichen Weg zu meiner Arbeitsstätte. Die erfolgreichsten Ergebnisse erzielt man bei der Prozessautomatisierung, wenn man mit der Prozesslandschaft/Prozesslandkarten und Dokumentationen gut vertraut und ein Rollenverständnis vorhanden ist. Veränderungen können Widerstände hervorrufen, daher ist es wichtig, alle frühzeitig einzubeziehen, die Vorteile der Automatisierung zu vermitteln und Schulungen anzubieten. Eine offene Kommunikation, klare Erwartungen und die Schaffung einer unterstützenden Unternehmenskultur sind entscheidend, um eine reibungslose Einführung der Automatisierung zu gewährleisten und Akzeptanz zu schaffen.
Schritt 6: Überwachung, Messung und Optimierung – wie kann man weitere Zeit sparen
Eine erfolgreiche Dienstreise endet nicht mit dem Vorort sein, sondern mit der ständigen Adaptierung z.B.: die Anreise ändern oder auch mal im Homeoffice zu arbeiten. Nach der Implementierung einer Automatisierungslösung ist es wichtig, den Fortschritt zu überwachen, die Leistungen zu messen und kontinuierlich zu Optimieren. Durch die Überwachung von Metriken wie Effizienzsteigerung, Fehlerquoten und Kosteneinsparungen kann der Wert der Automatisierung quantifiziert werden. Ein effektives Controlling und Pipeline Management ermöglicht es, Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die Automatisierung den gewünschten Nutzen bringt.
Schritt 7: Kultur des kontinuierlichen Lernes und Verbesserns – Upskilling
Die Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten eine Kultur des ständigen Lernens und Verbesserns fördern, indem sie Mitarbeiter*innen ermutigen, neue Automatisierungstechnologien und Best Practice Beispiele zu erforschen, Schulungen und Weiterbildungen anbieten und Austausch von Wissen und Erfahrungen unterstützen. Eine lernende Organisation ist besser gerüstet, um sich rasch Veränderungen anzupassen und neue Möglichkeiten zu identifizieren.
Fazit:
Die “Road to Automation” erfordert eine strategische Herangehensweise und eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesse – BIG PICTURE, Technologien, Data Management und Menschen. Durch sorgfältige Prozessanalyse, klare Ziele, korrekte Datenqualität, Auswahl der richtigen Lösungen, schrittweise Implementierung, effektives Change Management und kontinuierliche Optimierung können Unternehmen den Weg zur Automatisierung erfolgreich bestreiten.
Also, auf zur nächsten erfolgreichen Reise. Ist ja gerade Urlaubszeit 😉
Und falls Sie Fragen haben, ich stehe gerne als Reiseleiterin zur Verfügung und freue mich auf Ihre Nachricht.
Let’s START.
